První kroky v novém dotačním portálu
Kroky zde uvedené je třeba provést v daném pořadí, jinak není možné některé kroky provést.
Například lze vytvořit formulář bez dotačního programu, ale ne program bez oblasti podpory nebo dotačního
fondu.
Stejně tak nelze vytvořit žádost o podporu, bez vytvořeného programu, ale formuláře v programu vyžadované
můžete upravit kdykoli
-
Nastavit základní informace o organizaci v
Administrátor > Správa organizací
Především pak- v sekci "Základní nastavení organizace", kde lze vypnout registraci / přihlašování uživatel
- v sekci "Nastavení dotačního procesu", která určuje základní předpoklady o průběhu procesu podání a vyřízení žádostí
- v sekci "Technické údaje" a "Nastavení e-mailů" lze portál spojit s Datovou Schránkou, vlastním e-mailovým serverem a přidat logo dotačního portálu
- Vytvořit dotační fond
- Vytvořit oblast(i) podpory
- Vytvořit alespoň 1 program, ve kterém poskytujete podporu
- Vytvořit 1 formulář, který budete vyžadovat od žadatelů vyplnit, při podání žádosti
- Vytvořit výzvu k podání žádostí o dotace, abyste si mohli proces otestovat
- Vytvořit žádost ve vytvořeném programu, a otestovat jak probíhá proces vyplnění
Práce s uživateli
- upravovat svoji identitu
- spravovat historii přijaté veřejné podpory
- sdílet svůj účet s dalšími uživateli
- název subjektu
- IČO subjektu
- ID datové schránky
- typ datové schránky
Pro správce portálu je pak důležité, že mohou vstoupit do jiného registrovaného uživatele, jako forma uživatelské podpory. Toto samozřejmě může provést jen oprávněná role.
Žádná role nebo tým v systému, nemůže přímo upravovat podané žádosti, to může vždy jen uživatel.
Vyjímku tvoří Správce dotačního portálu a Správce uživatel, který může upravit žádost před jejím podáním, ne
však už ve chvíli, kdy je žádost odeslána (elektronicky nebo papírově).
Po úpravě rolí nebo týmů daného uživatele, se musí daný uživatel odhlásit a znovu přihlásit, aby se změny projevily.
- funkce sdílení účtu je dostupná v menu uživatele pod názvem "Sdílet tento účet"
- sdílet svůj účet lze pouze s dalšími (již vytvořenými) uživateli systému DSW2
- uživatel sdíleného účtu má v sekci "Mé žádosti o podporu" dostupný seznam "Žádosti ze sdílených účtů"
- u jednotlivé žádosti je možné přepnutí na sdílený účet
- po přepnutí na sdílený účet má uživatel dostupné funkce, jako by byl ke sdílenému účtu přímo přihlášený
- funkce přepnutí na sdílený účet/účty je také dostupná v menu uživatele pod názvem "Přepnout účet"
Uživatelské role
Systém obsahuje několik málo rolí, pro základní rozdělení kompetencí.
Pouze Správce dotačního portálu nebo Správce uživatel může jiným uživatelům udělovat/odebírat role nebo upravovat jejich členství v týmech.
Název role | Popis kompetencí |
---|---|
Správce Dotačního Portálu |
|
Správce Uživatel |
|
Správce dotací |
|
Správce historie žadatelů |
|
Správce Wiki / Podpory |
|
Super Ekonom |
|
Týmy / Struktura dotačního úřadu
Týmy, také "organizační jednotky dotačního úřadu", jsou způsobem, jak rozdělit a organizovat práci zaměstnanců dotačního úřadu, při zpracování podaných žádostí
Narozdíl od rolí, které jsou statické v rámci Dotačního Software, týmy jsou zcela v kompetenci dotačního
úřadu.
Typicky slouží k určení jednotek, jako jsou komise a výbory, příslušnost k odborům které poskytují dotace
nebo nad dotačním procesem dohlíží.
Členství v týmu uživateli samo o sobě nedává žádné pravomoci, je nutné, aby týmu byly přiřazeny kompetence v konkrétním dotačním programu nebo pod-programu. Vjímkou je náhled na historii žadatelů (výsledek správy v sekci "Žadatelé (včetně historie)"), každý člen týmu, může vidět historii žadatelů a žádostí, které úřad zpracoval v předchozích letech.
Tým může být zodpovědný za jednu nebo více činností, které jsou spojené s procesem zpracování podaných žádostí, činnosti (kompetence) musí být rozděleny v každém dotačním programu a jsou rozdělené následovně
Kompetence týmu | Povolené úkony |
---|---|
Formální kontrola |
|
Návrh výše dotace |
|
Hodnocení dotace |
|
Schválení výše dotace |
|
Nastavení výsledného stavu žádosti |
|
Náhled na žádosti |
|
Stejně jako u Rolí, pokud se změní zařazení uživatele, musí se uživatel odhlásit a znovu přihlásit, aby se změny projevily
Historie poskytnuté podpory
- uživatel vyplňuje historii přijaté veřejné podpory ve svém profilu
- historie je automaticky doplněna systémem o čerpanou podporu z tohoto systému DSW2
- pokud je ve "Správa organizace" zapnuta volba "Zobrazení historie podpory žadatelů z archivních záznamů" je historie doplněna i o archivní údaje doplňované úředem v sekci "Žadatelé (včetně historie)"
- tato historie podpory uživatele se pak zobrazuje jako součást přehledu žádosti v sekci "Historie přijaté veřejné podpory" a to za požadované období uvedené v nastavení "Správa organizace"
- kompletní přehled přijaté veřejné podpory žadatele je dostupný v sekci "Žadatelé (včetně historie)"
- archivní záznamy lze doplnit funkcí "Přidat nového žadatele" nebo "Nahrát žadatele hromadně" v této sekci
- úředník zde má úplný přehled o historii čerpané podpory žadatele včetně podrobností, možnosti správy, nebo otevření žádostí
- sloupec "Vložil" v sekci "Žadatelé (včetně historie)" rozlišuje, kdo záznam do historie přidal:
- uživatel - historii přijaté veřejné podpory vyplňuje ve svém profilu
- systém - automatické doplnění systémem o čerpanou podporu z tohoto systému DSW2
- úředník - archivní záznamy doplněné úřadem přes sekci "Žadatelé (včetně historie)"
Sekce pro úředníky
- sekce pro úředníky slouží k nastavení úředních informací
- změny může provádět uživatel s oprávněním pro "formální kontrolu"
- úpravy se provádějí v samostatné sekci, která je dostupná po stiskutí tlačítka "Sekce pro úředníky"
- tlačítko je dostupné v žádostech v sekcích "Mé týmy" a v "Ekonomickém oddělení"
- jednotlivé části jsou: vlastní identifikátor, podpora de minimis, veřejnosprávní kontrola a poznámka k žádosti
- vyplněné údaje v sekci pro úředníky se zobrazují v žádosti v části "Úřední informace"
- obsahují:
- vlastní identifikátor žádosti (např. pořadové číslo, spisová značka, ...)
- podpora de minimis - to je podpora, která není de iure veřejnou podporou
- informace o veřejnosprávní kontrole
- libovolná poznámka k žádosti, včetně přílohy
Změny ve "Struktuře dotačních fondů"
- formulář není možné upravit, pokud je používán v odeslaných žádostech
- není možné smazat formulář, který je používán v programech
- nelze smazat formulář, který byl již vyplněn a nelze smazat položku formuláře, která již byla vyplněna
- v detailu formuláře získáte informaci v jakých žádostech je vyplněn a v jakých se používá programech
- nelze smazat program, který je součástí existující výzvy
- nelze smazat program, ve kterém jsou již rozpracované žádosti o dotaci
- pokud je vybraný program "podprogram" a nelze k němu již přidávat další programy
- nelze smazat oblast podpory, pokud obsahuje podřízené programy/podprogramy
- nelze smazat oblast podpory s programy aktivními ve výzvách
- nelze smazat oblast podpory s programy, které obsahují rozpracované žádosti
- nelze smazat výzvu pokud obsahuje žádosti o podporu
- před smazáním fondu se přesvědčte, že na něj nejsou navázány oblasti podpory
- v rámci kopie fondu se vytváří také kopie oblastí podpory, programů a podprogramů
- ke kopiím programů a podprogramů nejsou připojeny formuláře
- nelze smazat hodnotící kritéria, kterými již byly hodnoceny žádosti
- pokud již proběhla uzávěrka hodnocení, není možné vkládat nová hodnocení nebo upravovat existující
Ekonomické oddělení / Vyúčtování - Vyúčtování dotace
- zde se dokladují vynaložené finance nárokované pro potřeby dotace
- skládá se ze tří souvisejících částí:
- 1. název položky, částka z dokladu, čerpaná částka a datum
- 2. soubor, ve kterém je účetní nebo daňový doklad, faktura, účtenka, paragon, apod.
- 3. soubor, ve kterém je výpis z bankovního účtu nebo výdajový pokladní doklad
- tyto soubory lze případně pouze vybrat, pokud byli již dříve vloženy v sekci Přílohy vyúčtování
- seznam všech příloh v tomto vyúčtování
- je zde i možnost: Nahrát novou přílohu
- a tu pak použít v sekci Položky vyúčtování
- označení pro konkrétní soubor v Přílohy vyúčtování zda je/není použit v sekci Položky vyúčtování
- a/nebo slouží jako soubor doladující "závěrečnou zprávu" nebo "doklad o publicitě projektu"
- informuje, zda jsou všechny vložené přílohy použity k doložení nároků na dotaci
- seznam příloh najdete v sekci Přílohy vyúčtování
- pokud je ve sloupci "Je příloha použita?" červený křížek, jedná se o soubor, který není použit v sekci Položky vyúčtování
- některé úřady ale vyžadují dodatečné přílohy, takže pak je toto označení pouze informativní
Ekonomické oddělení / Přehled - Rozdělení vyúčtování na 1 a 2-leté dotace
- schválená podpora lze rozdělit na více částí, každá část má své vyúčtování
- přejděte do sekce: Ekonomické oddělení / Přehled
- vyhledejte žádost u které bude evidována nová platba
- zvolte u ní akci "Evidence plateb"
- otevře se stránka žádosti "Evidovat platbu / Změnit stav žádosti"
- v této sekci nastavte "částku transakce"
- pokud je částka shodná se "schválenou podporou celkem", je podpora vyčerpána jednorázově
- pokud je částka nižší než "schválenáu podpora celkem", umožní to rozdělit podporu na více částí
- každá takto evidovaná výplata podpory (částka transakce) má své samostatné vyúčtování, které přijde žadateli k vyplnění
- tímto způsobem lze "schválenou podporou celkem" rozdělit bez omezení na více částí, až do vyčerpání celkové přiznané podpory
- rozdělení je časově neomezené a lze dopnit kdykoliv později a umožnit tak vyúčtování např. na 1 a 2-leté dotace
- pod formulářem "Evidovat platbu / Změnit stav žádosti" je v tabulce přehled všech uskutečněných platem "Přehled plateb této žádosti"
- ve vyúčtování platby, na stránce "Vyúčtování dotace", je pak uveden přehled jaká byla "Schválená podpora celkem"
- a částky "Vyplacená podpora" a/nebo "Nečerpaná podpora"
- částka transakce pro vyúčtování ve "Vyúčtování dotace" se nazývá "Částka k čerpání v tomto vyúčtování"
- každá platba je evidovaná samostatně a v případě chyby lze použít funkci "Vymazat tuto platbu"
- po smazání platby se uvolní se částka pro nastavení správné "Výplaty podpory"
- nelze vymazat platbu pokud k ní již existuje "Vyúčtování"
- "Vyúčtování" může smazat pouze žadatel, který ho vyplňuje
Ekonomické oddělení / Přehled - Dofinancování žádosti
- dofinancování slouží pro mimořádné navýšení původně schválené podpory
- zapnutí modulu "Dofinancování" se provede v sekci Administrator / Správa organizace v "Nastavení ekonomického oddělení"
- zde zaškrtněte volbu "Povolit možnost dofinancování - navýšení původně schválené podpory"
- pak přejděte do sekce: Ekonomické oddělení / Přehled
- vyhledejte žádost, která bude dofinancována
- zvolte u ní akci "Evidence plateb"
- otevře se stránka žádosti "Evidovat platbu / Změnit stav žádosti"
- v této sekci nastavte jako "Částku transakce" konkrétní částku pro dofinancování, o kterou se "chválená podpora" navyšuje
- níže zaškrtněte volbu "Je tato platba dofinancování (navýšení původně schválené podpory)?"
- dle potřeby přidejte "Poznámku k dofinancování"
- dle potřeby přidejte "Přílohu k dofinancování"
- pokud je to potřeba, nastavte "Nový stav žádosti"
- konečné nastavení potvrdíte tlačítkem "Evidovat platbu a/nebo nastavit stav žádosti"
- nastavené informace se zobrazí níže v tabulce "Přehled plateb této žádosti"
- po nastavení "dofinancování" se v detailu evidence plateb a v žádostech nově uvádí tyto částky
- 1. Schválená podpora celkem
- 2. Původní podpora celkem
- 3. Dofinancování (navýšení původně schválené podpory)
- tyto částky jsou zobrazeny i v PDF verzi vyúčtování pro tisk a v modulu Anonymizace
- v seznamech se uvádí informace o "Dofinancování" ve sloupci "Podpora celkem", respektive "Typ vyúčtování" u vyúčtování
- vypnutí modulu "Dofinancování", v sekci Administrator / Správa organizace, nemá vliv na již "dofinancované" žádosti
- přejděte do sekce: Ekonomické oddělení / Přehled
- vyhledejte žádost, která byla dofinancována
- zvolte u ní akci "Evidence plateb"
- otevře se stránka žádosti "Evidovat platbu / Změnit stav žádosti"
- zde v tabulce "Přehled plateb této žádosti" zvolte platbu s typem "Dofinancování" a u ní akci "Vymazat tuto platbu"
- "Dofinancování" nelze vymazat, pokud k němu již existuje "Vyúčtování"
Notifikace a historie změn žádosti/vyúčtování/ohlášení:
Historie/notifikace u žádosti:
- datum a čas změny
- aktální stav žádosti
- kdo provedl změnu (email)
- komentář, nebo jiná informace ke změně
- záznam nastane vždy při změně stavu žádosti
- nebo pokud není změna stavu žádosti, ale je posun mezi týmy
- záznam emailu je pouze v případě, že byl odeslán navíc
- nebo s komentářem úředníka ke stavu žádosti
- pokud v sekci "Navrhovatelé" dojde ke změně v samotném textu
- (schéma životního cyklu žádosti)
- při každé změně stavu žádosti
- při přímém odesální emailu úředníkem z DSW2
- pouze při posunu žádosti mezi týmy "Hodnotitel" a "Navrhovatelé" se notifikace neodesílají
- k odeslání notifikace pak dojde až v týmu "Schvalovatelé" pokud je žádost schválena odbornou kontrolou
- základní text emailu: Vaše žádost {NÁZEV} č. {ČÍSLO} (výzva: {VÝZVA}) je nyní ve stavu: {STAV}
- text při vrácení: Vaše žádost {NÁZEV} neprošla formální kontrolou. Na opravu žádosti máte čas do {DATUM}. Pokud žádost neopravíte a znovu neodešlete, bude pravděpodobně vyřazena z dalšího zpracování. Odůvodnění {TEXT}
- text při vyřazení: Vaše žádost {NÁZEV} byla vyřazena pro nesplnění podmínek. Odůvodnění: {TEXT}
- pokud jsou povoleny volby ve "Správě organizace", zasílá se notifikace:
- když přijde nová žádost
- a/nebo když přijde opravená žádost
- text zprávy: informujeme Vás o nové/opravené žádosti {NÁZEV} č. {ČÍSLO} na dotačním portále
Historie/notifikace u vyúčtování:
- datum a čas změny
- aktální stav vyúčtování
- kdo provedl změnu (email)
- komentář
- rozpracované
- kompletně vyplněno
- odesláno ke kontrole
- schváleno
- vráceno k opravě
- při každé změně stavu vyúčtování
- základní text emailu: Vaše vyúčtování č. {ID} žádosti {NÁZEV} je nyní ve stavu {STAV}
- text při vrácení: Vaše vyúčtování č. {ID} žádosti {NÁZEV} je nyní ve stavu{STAV}. Vaše vyúčtování bylo vráceno k opravě s následujícím odůvodněním {TEXT}
- pokud jsou povoleny volby ve "Správě organizace", zasílá se notifikace:
- když přijde nové vyúčtování
- a/nebo když přijde opravené vyúčtování
- text zprávy: informujeme Vás o novém/opraveném vyúčtování k žádosti {NÁZEV} č. {ČÍSLO} na dotačním portále
Notifikace u výzev:
- v přehledu výzev lze ve sloupi "Akce" použít následující hromadné notifikace:
- "Odeslat informaci o nové výzvě"
popis: Hromadné odeslání informace o nové výzvě na e-maily všech uživatelů dotačního portálu - "Odeslat informaci o končící lhůtě"
popis: Hromadné odeslání informace o končící lhůtě pro podání žádostí v této výzvě na e-maily všech uživatelů dotačního portálu
Historie/notifikace u ohlášení:
- každé přijaté ohlášení
V případě, že organizace umožňuje žadatelům ohlašovat díla, činnosti a v nastavení organizace též zaškrtne Povolit zasílání notifikací o nových ohlášeních hodnotitelům emailem, zasílají se notifikacve o nově přijatých ohlášeních emailem všem hodnotitlům v daném programu. Jednotliví hodnotitelé mohou zasílání emailů na vlastní emailovou adresu potlačit v sekci Moje Identita nastavení Nezaslat notifikace o provedených ohlášeních
Historii všech ohlášení mohou členové všech týmů též zobrazit v sekci Historie / Historie ohlášení, odkud se lze také podívat na seznam ohlášení pro konkrétní žádost a zobrazit přiložené soubory.
Agendio sestavy, smlouvy:
- dostupné v sekci Struktura dotačních fondů - Datové sestavy / tabulky
- zde si můžete sestavit vlastní tabulky z dat v žádostech a v dotačním procesu, které DSW2 umožní převést do formátu Agendio sestav
- v sestavách, vedle možnosti vytvořit novou sestavu, je tlačítko pro vstup do sekce nastavení Agendio sestav
- nastavení Agendio sestav umožňuje přednastavení Agendio sloupců požadovanými hodnotami
- nastavené hodnoty uložíte níže tlačítkem Uložit nastavení
- v Agendio sestavách se pak tyto hodnoty předvyplňují v požadovaných sloupcích
- při vytváření sestavy v kroku "Přidat/upravit sloupec" je možné přidat nastavení sloupce pro Agendio
- pod volbou "Pokud tento sloupec chcete použít v Agendio sestavě, vyberte odpovídající Agendio sestavu a konkrétní sloupec"
- zvolte požadovaný sloupec z rozbalovacího seznamu pod Agendio smlouva a tím ho přiřadíte do Agendio sestav
- v každé sestavě je možnost Zobrazit jako Agendio smlouva
- toto zobrazení spojí formát Agendio se sloupci sestav a naplní je hodnotami podle "Nastavení sloupců" (viz výše)
- export Agendio sestavy se pak provede kliknutím na tlačítko Kopírovat
- v tomto případě se celá sestava zkopíruje do schránky a uživatel si jí pak vloží do libovolného tabulkového programu (Excel, OpenOffice)
- nebo kliknutím na tlačítko Excel se provede export a automatické stažení do formátu .xlsx